Timesheets (planillas de gestión de tiempos)

Las timesheets se utilizan en una amplLas timesheets se utilizan en una amplia variedad de organizaciones para la facturación a clientes, especialmente en aquellas donde el trabajo efectuado o máquinas dispuestas en clientes, se factura por horas o proyectos. Algunos ejemplos: Consultoras; Soporte de Servicios TI, Contratistas de la minería y/o de la construcción, etc.ia variedad de organizaciones para la facturación a clientes, especialmente en aquellas donde el trabajo efectuado o máquinas dispuestas en clientes, se factura por horas o proyectos. Algunos ejemplos: Consultoras; Soporte de Servicios TI, Contratistas de la minería y/o de la construcción, etc.

Son fundamentales para garantizar una facturación transparente y justa, tanto para la organización como para el cliente. Además, ayudan a las empresas a entender mejor cómo se utiliza el tiempo, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y rentabilidad.

Donde aún no se adoptan soluciones de mercado, los responsables de administrar los recursos reciben timesheets que detallan el uso de horas. Él procede a revisar, validar y consolidar esta información. Y luego se envía a personal de administración y/o finanzas quienes ingresan al sistema contable (ERP u otro) estas horas en los respectivos centros de costos adjuntando documentos de respaldo y enviando correos electrónicos a las partes interesadas para notificarles.

Los lideres de equipos dedican varias horas cada semana para lograr un adecuado y oportuno control de las horas asignadas de sus recursos en los distintos proyectos. No llevarlo en tiempo y forma impacta en la facturación y flujo de caja de la empresa, e impide la correcta evaluación de la rentabilidad de los proyectos.

Son necesarias las timesheets pues simplifican facturación y elaboración de informes de proyectos.

Para hacer más eficiente su gestión, podemos automatizar las siguientes tareas.

·        Leer y descargar de correos las timesheets informadas de personas/recursos. ·        Consolidar en un archivo maestro acorde a lo requerido por nuestro proceso de facturación. ·        Entrar a ERP o plataforma donde se registran los costos de cada proyecto. ·        Leer desde la timesheets maestro 1 a 1 los registros y cargarlos en los centros de costos correspondientes. ·        Informar a los responsables de los distintos centros de costos la imputación de horas realizadas.

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