Instalación y configuración de usuario

La incorporación de un nuevo empleado a una organización implica llevar una serie de actividades en distintas áreas de la compañía, con el fin que la persona pueda comenzar a desarrollar sus funciones. Dado que las organizaciones se apoyan fuertemente en la tecnología para llevar a cabo y registrar sus servicios. Así, el área TI debe realizar una serie de actividades que son vitales para habilitar a los nuevos empleados: configuración de estación de trabajo (S.O., usuario de red, instalación de SW Ofimática), creación de usuarios en plataformas corporativas: ERP, CRM, RRHH, Intranet, VPN, cuenta de correo electrónico, otros.

Para llevar a cabo esta tarea, se requiere tener un registro actualizado de todos los recursos tecnológicos a disposición de los empleados, y también los distintos roles que existen en la organización, como los privilegios que le corresponde a cada uno de estos roles en las plataformas. Con estas definiciones claras, se puede proceder a la instalación de SW, creación de usuarios y habilitaciones en plataformas correspondientes.

Si bien esta habilitación es un proceso centralizado en el área TI, dependiendo del tamaño de la organización, es ejecutado 1 o más responsables de administrar cada una de las plataformas, y algunas habilitaciones no pueden partir hasta que hayan concluido otras. Así que este proceso puede tardar hasta 8 horas de trabajo cuando se realiza manualmente y sin interrupciones. Esto afecta negativamente a la productividad del equipo de TI y la del nuevo empleado, pues ocurren interrupciones que se traducen en días requeridos para finalizar el proceso.

Encargar estas actividades a robots, hace que el proceso altamente efectivo y eficiente:

  • Crea una lista de los recursos tecnológicos requeridos por el empleado en una hoja Excel.
  • Inicia sesión en los sistemas corporativos y configura el servicio de correo electrónico.
  • Crea cuentas para sistemas corporativos CRM y ERP.
  • Configura los parámetros de la estación de trabajo del usuario.
  • Crea un informe sobre cada etapa de instalación y configuración.
  • Resuelve ineficiencias y retrasos dentro del proceso de incorporación de TI.
  • Envía correos electrónicos a las partes interesadas al finalizar las tareas.

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