Implementando KPI

Sabemos lo valioso que es medir adecuadamente nuestros procesos, pues nos permite realizar mejora continua ajustándolos vía identificar oportunamente las brechas que dan cuenta el valor medido versus el deseado. Aun así, cuesta que nuestros equipos las midan y gestionen regularmente.

 

A continuación, presentamos como enfrentar la implementación y gestión de KPI, mostrando causa y acciones realizadas.

 

 

Habitualmente los equipos están muy centrado en la ejecución de los procesos, tanto que no visualizaban el valor de la implementación de sus métricas. Para superar esta situación debemos crear un gran “POR QUE”, que logre dar sentido a la actividad y motivación para llevarla a cabo.

 

Resolver temores del equipo, pues se agobian al visualizar la metas y las medidas para alcanzar los objetivos. Recomendamos Implementar un plan gradual con acciones a desarrollar por fases, para al cabo del periodo lograr la meta. De esta forma quita presión a las personas evaluando si las acciones fueron todo lo efectivas que se proyectaron.

 

 

Falta de empoderamiento y seguimiento de los indicadores. Una cause de esto es falta de contundencia en la entrega contexto de los indicadores a los equipos. Se debe reunir y explicar didácticamente y en fácil: que aspecto del negocio mide, cómo se mide, cual es el impacto para la organización y sus clientes de cada uno de los indicadores.

 

 

Falta de claridad para implementar las medidas: que vale la pena medir; como extraer datos íntegros; crear un almacén de datos de fácil y rápido acceso; convertir datos en información; presentar los impactos asociados a la información; diseñar las acciones de acuerdo con los impactos. Se puede comenzar una implementación en excel del almacén de datos, pero esto involucraba muchas horas de trabajo para extraer data desde los sistemas y alimentar el almacén. Lo que agota al responsable de la tarea. Ideal es emplear herramientas informáticas para extraer y presentar de forma automática los indicadores.

 

 

Finalmente, un elemento que colabora a mantener el foco en KPI, es vincular sus resultados a incentivos. Acá de debe tener claro cuáles son los incentivos que persigue cada equipo, puede ser dinero, tiempo libre, u algún otro, si el vínculo no es correcto no se lograra el resultado esperado.